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Checkliste: Abiball planen – so wird der Abiball zum Erfolg!

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Checkliste: So wird Euer Abiball zum Erfolg

_abiball-checklisteBald ist es soweit und Euer großer Tag ist zum Greifen nahe: Nach zwölf oder 13 Jahren Schule hat man sich den Abiball mehr als verdient. Damit er nicht zum Destaster wird, sondern zu einem Super-Erfolg, müsst Ihr als Organisatoren einiges beachten.

Ihr braucht rund 4000-6000 Euro für einen Abiball (Saal, Band, Verpflegung, Abistreich etc), deshalb solltet Ihr im besten Fall gleich am Anfang der Oberstufe Euch Gedanken darüber machen, wie Ihr den Abiball finanzieren wollt.
Am besten geling Euch die Organisation vom Abiball, wenn Ihr strukturiert vorgeht. Dazu empfiehlt es sich ein “Abiparty-Kommitee” zu gründen, das sich um die Organisation der Abifeier so wie alle anstehenden, mit dem Abiball verbundenen Arbeiten, wie zum Beispiel die Abizeitung, Abipartys, Abi-Shirts, Abi-Motto kümmert. Mit den Abipartys kann Euer Jahrgang so viel Geld einnehmen, dass davon der Großteil des Abiball finanziert werden kann.

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Die ABI-Party: Geld für den Abiball

_abiparty-abifeierDie Abi-Party könnt Ihr in einer Disco vor Ort durchführen. Dafür braucht Ihr natürlich auch Startkapital. Ihr könnt von jedem Schüler Geld einsammeln. Es emfiehlt sich, das eingesammelte Geld auf die Bank zu bringen und auf das dafür vorgesehene Konto, dass Ihr erstellen solltet, anzulegen. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass man je Party mit locker ca. 1000-2000 Euro an Einnahmen für die Abikasse rechnen kann. Deshalb ist es besonders wichtig, rechtzeitig mit der Werbung für die Abiparty zu starten. Oft machen auch regionale Radiosender mit und unterstützen Euch mit einer kostenlosen Ansage. Erkundigt Euch!

Flyer sind auch eine tolle Marketing-und Werbemaßnahme, sind schnell verteilt und sorgen dafür, dass Eure ABI-Party ins Gespräch kommt. Die Mund-zu-Mund-Propaganda ist ebenso sehr wichtig. Sprecht über Eure Abifete im Sportverein, in der Schule, im Jugendhaus etc. Macht Werbung!

Wichtig: Auch rechtliche Aspekte klären!

Bevor die Fete losgeht, solltet Ihr unbedingt auch die rechtlichen Aspekte klären. Die Party muss als Erstes als öffentliche Veranstaltung bei der Gemeinde genehmigt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Beachtung des Jugendschutzgesetzes. Das gilt insbesondere für den Alkoholverkauf. Bevor rechtliche Probleme mit dem Alkoholausschank entstehen, empfiehlt es sich, auf die Abifete Jugendliche ab 16 Jahre reinzulassen. Für Minderjährige gilt, wenn sie nach Mitternacht weiterfeiern möchte, eine schriftliche Erlaubnis von den Eltern mitzubringen. Das solltet Ihr auf Euren Flyern vermerken!

Etwas kaputt gegangen? Die Haftpflicht für Eure Abiparty

_abikasse-geld-abiAuf einer Party kann schnell etwas zu Bruch gehen. Deshalb empfiehlt es sich, eine Haftpflichtversicherung für die Anmietung von Diskotheken, Räumen etc. abzuschließen. Ein Übergabeprotokoll mit Fotos belegt ist eine zusätzliche Sicherheit, denn sollte es nach der Abiparty zu gegenseitigen Beschuldigungen kommen, kann ein unterschriebenes Protokoll als rechtliches Beweismittel dienen.

Musik bei der Abiparty: GEMA-Gebühren?

Gute Musik – Voraussetzung einer guten Party
Sie darf aber bei öffentlichen Veranstaltungen aber nicht einfach so aufgedreht werden. Ihr solltet Euch deshalb im Vorfeld über die rechtlichen Bestimmungen der GEMA, der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, informieren.

_abiball-abistreichWas ist eigentlich GEMA + wann muss ich Gebühren bezahlen?
GEMA – Unter diesem Kürzel verbirgt sich die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte; sie vertritt die Rechte der ihr angeschlossenen Komponisten, Textdichter und Musikverleger, also Musikurheber. Durch Verträge mit ähnlichen Gesellschaften im Ausland vertritt sie auch die Rechte ausländischer Musikurheber und verfügt damit praktisch über das gesamte Musikrepertoire der Welt.

Daher gilt, dass – egal welche Musik öffentlich (oder im privaten Kreis ab 30 Personen) läuft, egal wer diese Musik aufführt – die GEMA die betreffende Veranstaltung mit ihrem fest geregelten Vergütungssatz belegen kann. Die Zahlung der GEMA-Gebühren läuft beim Abiball meist über Einzelverträge, da es ja eine einmalige Veranstaltung ist. Die Anmeldung einer Abiparty könnt Ihr bei der GEMA-Generaldirektion durchführen in der Rosenheimer Str. 11 in 81667 München. Telefon (0 89) 4 80 03 00.

Um Eure Abiball-Planung/-Organisation einfacher zu machen:
Teilt Euch die Aufgaben!
Hilfreich für die Planung der Abiparty ist, alle Arbeiten aufzuschreiben & aufzuteilen, damit jeder seinen Verantwortungsbereich kennt und auch die Organisation & Planung der Abi-Party Spaß macht.

Habt Ihr schon einen Fotograf für den Abiball?
Wir kommen kostenlos auf Eure Abifeier und fotografieren Jahrgangsfotos & Portraits. Es entstehen keine Kosten für Eure Abikasse. Weitere Infos.

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